餐飲行政助理 (F&B Executive Administrative Assistant)

● 工作內容 Job Overview • 在餐飲總監或其代理的指導下，根據IHG政策和程序的規定，監督和指導所有有關行政工作的進行，協助餐飲總監高效地管理日常運營，維持辦公室運作和倉庫管理，並確保所有行政和秘書工作順利進行，支持餐飲部門的業務目標。 • 在洲際酒店及度假村®，我們希望賓客感覺風格獨特、時尚現代和深入洞悉，這意味我們需要你： ◎ 親切、充滿自信、體現尊重來展現富有魅力的你。 ◎ 理解和預測賓客的需求、做到細心周到、具主人翁精神、把事情辦好，保持專注當下。 ◎ 見多識廣、分享閱歷、展現你的風格來創造令人感覺特別的時刻，做到令人難忘。 ● 工作職掌 Duties and Responsibilities • 員工團隊 • 出勤管理：每月準確完成並提交員工出勤記錄，確保無誤。 • 會議紀錄：負責部門會議紀錄，整理並發送餐飲總監的指示，確保各項任務清晰溝通。 • 遵守酒店規定：確保所有員工遵守酒店的規定，進行必要的規範與指導。 • 工作時間管理：監督員工準時上班，協助調整班次安排以保證運營流暢。 • 儀容儀表與衛生標準：定期檢查並確保員工遵守儀容儀表與衛生標準，進行必要的提醒與改進。 • 餐飲部管理 監督餐飲部日常運營，協助管理物品庫存與行政事務，確保流程高效。 • 確保完全遵守酒店的規章制度，避免以下的任何情況發生，但不限於：當班時睡覺、上班遲到、早退、不遵守服裝儀容標準、行政事務 • 工作單分配：協調並分配技術人員的工作任務，確保工作按時完成。 • 日常文書處理處理：日常文書工作，包括打字、檔案歸檔、傳真、電話等，保證工作高效運轉。 • 文件發送與分發: 確保重要文件（如信件、傳真、備忘錄）準時發送，並妥善存檔。 • 日程安排：協助餐飲總監安排內部及外部的會議、餐會和其他重要活動，保持日程的高效管理。 • 翻譯與文件管理：翻譯郵件、文件及文章，協助整理和管理所有合同、財務記錄及報告。 • 區域檔案管理：協助管理和更新區域內的所有檔案，確保檔案準確且隨時可供查閱。 • 月度報告跟進：監督並跟進其他酒店的月度報告，確保所有報告準時提交。 • 辦公物品管理：監督餐飲部的文具使用，確保物資的足夠和適當管理。 • 影印機監督：確保影印機等設備的有效使用與維護。 • 行政支持：協助餐飲總監處理與其職責相關的所有行政事務，包括提供所需的資料和支持。 • 確保所有的物品都保存在最佳條件下並準備好發放。 • 賓客體驗 • 外部合作：在主管指導下，與酒店客人、外部承包商及供應商建立有效合作關係，確保良好的溝通與協作。 • 企業責任 • 衛生與安全遵守：熟悉並遵守IHG的工作場所衛生與安全政策，確保工作環境的安全。 • 緊急應變：熟知酒店的緊急程序，如火災、急救等，並在緊急情況下能夠迅速有效反應。 • 清潔標準維護：確保所有儲存區域的清潔與衛生標準達到酒店要求。 • 履行其他職責：履行上級指派的其他職責，根據需要調整工作範圍。